Så gör du när kunden inte betalar

Entreprenadjuristen ger sina bästa tips.

Uteblivna eller sena betalningar är ett stort problem för installationsföretag.

– Att medlemsföretagen inte får betalt för en faktura är den absolut vanligaste anledningen till att de ringer till oss jurister, säger Betti-Ann Pettersson, entreprenadjurist på Installatörsföretagen.

Ett litet företag kan drabbas väldigt hårt.

– Det behöver inte handla om stora summor för att företaget ska få problem med likviditeten. Många företag är beroende av att få in pengarna löpande efterhand som de utför jobb och fakturerar för dem, säger Betti-Ann Pettersson.

Företaget kan annars i sin tur få svårt att betala sina fakturor till leverantörer och underentreprenörer. Konsekvensen kan bli en betalningsanmärkning och därmed svårigheter med att få köpa på kredit hos grossisterna.

Läs mer: VVS-fakturan höll inte måttet

Betti-Ann Pettersson råder företagen att läsa igenom avtalen med kunden noga innan de skriver på. Då minskar risken att senare hamna i en tvist om betalningen för jobbet.

Om det finns oklarheter i ett avtal hjälper Installatörsföretagens jurister medlemsföretagen att tolka det.

– Vi är gärna med i anbudsskedet för där kan vi göra skillnad. Det kan finnas villkor som är svåra att följa så att det därför blir fel vid utförandet, säger Betti-Ann Pettersson.

I en offentlig upphandling går det inte att reservera sig mot eller förhandla om villkor.

– Då bör företaget fundera på om det överhuvudtaget ska gå in i affären, om det är värt den risken eller bättre att avstå. Andra typer av avtal går att förhandla och då kan vi hjälpa medlemsföretagen med argumenten, säger Betti-Ann Pettersson.

Läs mer: Missade skicka faktura – är det för sent nu?

Den vanligaste anledningen till att företagen inte får betalt i tid är att kunden har någon invändning mot fakturan. Majoriteten av de tvisterna löser sig innan de hamnar i tingsrätten.

– Många tänker att det ändå kommer att sluta med en förlikning i tingsrätten och då kan de lika gärna komma överens innan dess. En tingsrättsprocess kräver mycket energi och företagen måste ligga ute med pengar innan den har avgjorts, säger Betti-Ann Pettersson.

För att förebygga tvister är det bra att i förväg skriftligen komma överens med kunden om omfattningen av arbetet och priset.

– Då kan man gå tillbaka till det dokumentet om kunden ifrågasätter fakturan och visa vad man kommit överens om.

Läs mer: Har vi rätt till betalning?

Om fakturan inte har betalats och kunden inte hört av sig till företaget kan det vara illavarslande.

– Det kan bero på att kunden har ekonomiska problem. I så fall får företaget agera via inkasso eller Kronofogden.

Om kunden bestrider fakturan rekommenderar Betti-Ann Pettersson företaget att vara aktivt och hålla igång diskussionen.

– Ofta är det bra att ta ett personligt möte med kunden för att undvika missförstånd och onödiga konflikter. Då kan företaget ta reda på varför man har olika uppfattningar om kostnaderna för jobbet och vilka möjligheter som finns att komma överens. Det är också ett tillfälle att presentera argument för att få betalt.

– Många gånger är det i det skedet som vi jurister kommer in, för att hitta eller vässa argumenten. Då hjälper vi till med att tolka avtalen och vad det är som företaget och kunden kommit överens om.

Hon ser gärna att företagen tar kontakt så snart som möjligt efter att kunden bestridit fakturan.

– Helst redan innan företaget börjar argumentera för sin ståndpunkt om vi tycker att det borde argumentera på ett annat sätt. Då kan det bli svårare att vända på biffen.

– Det ger oss en chans att ge dem hjälp på vägen och kanske även ingjuta lite självförtroende, att de vet att de har rätt i vissa saker och har juridiken på sin sida. Då kan de gå in i diskussionen med mer pondus. Det ger dem också större möjlighet att nå framgång om kunden uppfattar det som att de vet vad de pratar om.

Läs mer: Gäller nya villkor som kommer först i fakturan?

Om diskussionen med kunden leder till en muntlig överenskommelse är det bra att även bekräfta den skriftligt.

– Det är ett sätt att försäkra sig om att man verkligen är överens om rätt saker och det ger ett skriftligt bevis för det, säger Betti-Ann Pettersson.

Viktigt för företaget är också att dokumentera så mycket som möjligt under uppdragets gång även om det inte blivit någon tvist och relationen till kunden upplevs som bra.

– Det kan ändå bli diskussioner framöver och då är det bra att löpande ha en dokumentation med antalet arbetade timmar och materialanvändning varje dag. Många gånger behövs sådan dokumentation för att kunna bevisa sin rätt till betalning. Det är mycket svårare och mer tidskrävande för företaget att ta fram det i efterhand, påpekar Betti-Ann Pettersson.

Läs mer: Har de verkligen rätt att göra på detta sätt?

Vanligt är att tvisterna handlar om fakturor för ändrings- och tilläggsarbeten, ”ätor”.

– Ofta är man oense om det är ett tilläggsarbete eller inte, och något företaget i så fall ska få extra betalt för. Då behöver vi titta i handlingarna för att ta reda på hur de ska tolkas, säger Betti-Ann Pettersson.

Juristerna utreder omfattningen av arbetet och granskar ritningarna och andra dokument. Det sker för att ta reda om företaget borde ha förstått om något moment ingick i uppdraget med utgångspunkt från handlingarna som det har fått.

– Då kan vi ge företaget argument till de fortsatta diskussionerna med kunden, avslutar Betti-Ann Pettersson.