Så undviker du skatte­smäll

Att inte kunna visa att servicebilen har använts för tjänsteresor kan leda till en skattesmäll för både arbetsgivare och den anställde. VVS-Forum reder ut några av de viktigaste begreppen och hur man undviker en del vanliga fallgropar.

En anställd som använder arbetsgivarens bil för privat bruk mer än ”i ringa omfattning” får en skatte- och avgiftspliktig förmån. Som ringa omfattning räknas högst tio tillfällen och högst 100 mil per år.

– Det räcker att något av dessa två kriterier överskrids för att det ska bli en bilförmån. Då använder du arbetsgivarens bil för en inbesparing i din privata levnadskostnad, förklarar Linda Karlsson, skatteinformatör på Skatte­verket i Malmö.

Står arbetsgivaren dessutom för drivmedlet till den privata körningen ska även bränslet beskattas och ingå i underlaget för arbetsgivaravgifter.

Om bilen använts privat mer än i ringa omfattning utan att det redovisats, riskerar den anställde att få ett skatte­tillägg i efterhand. Om företaget betalat bränslet kan den anställde även få en upp­taxering för bränsleförmån.

Omvänd bevisbörda gäller i det här fallet. Det är företaget och den anställde som ska visa hur bilen har använts.

– En körjournal är ett bra bevismedel för att visa hur bilen använts och vilka sträckor som har gjorts i tjänsten. Många använder i dag en elektronisk körjournal och det underlättar. Viktigt är att syftet med resan framgår och inte bara att bilen har körts mellan olika ställen, framhåller Linda Karlsson.

Läs mer: Snart dags för nya deklarationen

Ett nyckelbegrepp i sammanhanget är skatterättsligt tjänsteställe. Arbetsgivaren måste veta var varje anställd har sitt tjänsteställe för att kunna bedöma om det är en tjänsteresa eller en privat resa.

Utgångspunkten för att bestämma tjänstestället är hur den anställde arbetar. Det finns en huvudregel, en alternativregel och en undantagsregel.

Enligt huvudregeln är tjänstestället platsen där den anställde arbetar mest. Tjänstestället enligt alternativregeln är platsen där den anställde hämtar och lämnar material eller förbereder och avslutar sina arbetsuppgifter. Undantagsregeln gäller om bostaden är tjänstestället.

För att bestämma tjänstestället börjar man alltid med att se om huvudregeln kan användas. Om den inte gäller går man vidare till alternativregeln. Om varken huvudregeln eller alternativregeln passar kan undantagsregeln komma i fråga.

Enligt huvudregeln kan tjänstestället för en servicemontör exempelvis vara en industri som installationsföretaget har ett serviceavtal med.

Alternativregeln kan behöva användas om den anställde utför arbete åt flera olika kunder och alternerar mellan olika platser, dagligen eller veckovis. Då kan det vara svårt att avgöra var den anställde arbetar mest. Det innebär många gånger att tjänstestället enligt alternativregeln blir arbetsgivarens kontor och/eller lager. En förutsättning är att den anställde över en längre tid återkommer dit mer än en gång i veckan i genomsnitt.

Läs mer: Skattesmäll för dig som kör firmabilen privat

Även om en anställd regelbundet hämtar materialet hos en grossist eller bygghandel blir det i regel inte tjänsteställe. Om arbetsgivaren däremot organiserar arbetet så att fler funktioner än materialhämtning knyts till grossistens lokaler, exempelvis möten, kan det innebära att tjänstestället blir där.

Om varken huvudregeln eller alternativregeln fungerar kan i undantagsfall bostaden vara tjänstestället. Det gäller om den anställde arbetar på skiftande platser och besöker arbetsgivarens lokaler högst en gång i veckan i genomsnitt.

Tjänstestället enligt inkomstskatte­lagen och i kollektivavtalet kan innebära olika platser. Det skatterättsliga tjänstestället baseras som sagt på hur den anställde faktiskt arbetar medan tjänstestället i kollektivavtalet kan ha förhandlats fram.

Viktigt att påpeka i sammanhanget är att både skattereglerna och reglerna i kollektivavtalet måste följas. Det går inte att välja att följa bara det ena eller andra regelverket.

Det skatterättsliga tjänstestället är utgångspunkten vid nästa steg som är att avgöra vilken typ av resa det handlar om. Antingen är det en tjänsteresa eller en privat resa.

För att bedöma karaktären på dagliga resor kan det vara till hjälp att rita in på en karta hur bilen används.

En resa från bostaden till en kund blir en tjänsteresa. En resa mellan bostaden och tjänstestället är en privat resa. En resa från tjänstestället till en kund blir också en tjänsteresa.

Läs mer: Reglerna är för luddiga

Vilken typ av resa det blir hänger inte ihop med om den görs på arbetstid.

– Du kan göra en tjänsteresa utanför din arbetstid och du kan göra en privat­resa på din arbetstid. Det är resans karak­tär som är avgörande och inte vilken tid den görs, säger Linda Karlsson.

Under långa tjänsteresor som varar flera veckor är det vanligt att den anställde åker hem när hen är ledig, exempelvis över helgen.

– Det är endast den första resan till och den sista resan från den tillfälliga arbetsorten som är tjänsteresor. Övriga eventuella hemresor under en pågående tjänsteresa är en privat resa, säger Linda Karlsson.

Fakta/En körjournal rekommenderas innehålla följande uppgifter:
> Mätarställning vid årets början.
> Datum och mätarställning vid resans start samt varifrån resan startade.
> Ärende samt vilka platser/företag/kontaktpersoner du besökt (behövs inte vid privata resor).
> Hur många kilometer du kört.
> Datum och mätarställning vid resans slut samt var resan avslutades.
> Mätarställning vid årets slut.
Källa: www.skatteverket.se